¿Como se inician los proyectos de sistemas de información?
Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en
casi todas las áreas de una
empresa y están relacionadas con todos los problemas de
la organización.
Metas de la
empresa y papel de los sistemas de información
Quizás sea sorprendente la gran importancia dado al aspecto
empresarial al discutir las razones por las que se proponen los proyectos.
Un principio fundamental en el desarrollo de
los sistemas
de información por las empresas,
es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe de
tenerse para utilizar la tecnología de
la información; en consecuencia los sistemas de información debe de
desarrollarse sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeño de la
organización, sin embargo esta razones no significan únicamente pérdidas y
ganancias. La marcha de una empresa incluye
también beneficios para sus empleados, clientes y
otras personas con la que se tienen tratos.
Razones para proponer proyectos
de sistemas de información
Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por
los siguientes tres objetivos generales:
Actividades procesos o funciones que
en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los estándares de
desempeño o las expectativas para lo que es necesario emprender una acción que
resuelva las dificultades.
Ejemplo Disminuir el numero excesivo
de errores en los datos de
entrada eliminando la introducción manual de
los datos de la ventas.
-
Aprovechar una oportunidad.
Un cambio para
ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro
del mercado.
Ejemplo Captura de una base grande
de clientes ofreciendo un nuevo programa con
mayor numero de vuelos directos y descuentos en el precio del
pasaje.
-
Dar respuestas a directivos
Proporcionar información en respuesta a ordenes , solicitudes o
mandatos originados por una autoridad legislativa
o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o también cambiar la
información o tal vez el desempeño.
Ejemplo Notificar anualmente A quien
corresponda utilizando para ello los formatos adecuados, los intereses obtenidos
por ahorros, cuentas de cheques y
de deposito a plazo fijo.
Para alcanzar esos objetivos las empresa emprenden proyectos pro
una o mas de las razones, LAS CINCO C:
-
Capacidad
-
Comunicación
-
Costos
-
Control
-
Competitividad
|
TABLA DE LAS CINCO C
5 RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO DE SISTEMA DE
INFORMACION |
|
RAZÓN |
EXPLICACIÓN |
|
1. CAPACIDAD |
|
Mayor velocidad de
procesamiento. |
Uso de la capacidad
inherente a la computadora para
efectuar cálculos, ordenar, recuperar datos e información y efectuar
repetidamente la misma tarea con mayor velocidad que la de los seres
humanos. |
|
Incremento
en el volumen. |
Proporcionar la
capacidad de procesar una cantidad de actividades, tal vez para
aprovechar nuevas oportunidades del tipo comercial, a menudo como
resultado del crecimiento de la empresa, que excede las capacidades y procedimientos que
fueron claves para alcanzar los logros obtenidos. |
|
Recuperación
mas rápida de la información. |
Localización y
recuperación de información del sitio donde se encuentra almacenada y
llevar a cabo búsquedas complejas. |
|
2. CONTROL |
|
Mayor
exactitud y mejora de la consistencia. |
Llevar a cabo los
pasos de computo, incluidos los cálculos aritméticos, contables, etc. de
manera correcta y siempre en la misma forma. |
|
Proveer
mejor seguridad. |
Salvaguardar datos
importantes y sensibles en una forma tal que solo sea accesible para el personal autorizado. |
|
3. COMUNICACIÓN |
|
Mejorar
en la comunicación. |
Acelerar el flujo
de información y mensajes entre localidades remotas así como dentro de
la oficina,
se incluyen la transmisión de documentos dentro
de las mismas. |
|
Integración
de las áreas de la empresa. |
Coordinar las
actividades de la empresa que se llevan a cabo en diferentes áreas de
una organización a través de la captura y distribución de
la información. |
|
4. COSTOS |
|
Monitoreo
de los costos. |
Seguimiento de los
costos de mano de obra, bienes e
instalaciones para determinar su evolución en
relación con los esperados. |
|
Reducción
de los costos. |
Uso de la capacidad
de computo para procesar datos con un costo menor
del que es posible con otros métodos,
al mismo tiempo que
se mantiene misma la exactitud y los mismos niveles de desempeño, |
|
5.
COMPETITIVIDAD |
|
Atraer
clientes. |
Modificar los servicios proporcionados
y la relación con los clientes de una forma tal que ellos no opten por
cambiar de proveedores. |
|
Dejar
fuera a la competencia. |
Disminuir las
posibilidades de que los competidores tengan acceso al mismo mercado
como consecuencia de la forma en que la organización utiliza sus
sistemas de información. |
|
Mejores
acuerdos con los proveedores. |
Cambios en los precios,
servicios, condiciones de entrega y relaciones entre los proveedores y
la organización para beneficio de esta. |
|
Desarrollo
de nuevos productos. |
Introducción de
nuevos productos con características que utilizan o son influenciadas
por las nuevas tecnologías de la información. |
1. Capacidad
Las actividades de la organización están influenciadas por la
capacidad de esta, para procesar transacciones con rapidez y eficiencia.
Los sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas:
-
Aumentar la velocidad de procesamiento.
- Permiten
el manejo de un volumen creciente de transacciones.
- Recupera
con rapidez la información.
La velocidad inherente con que la
computadora procesa datos es una de las razones por las que las organizaciones buscan
el desarrollo de proyectos. Los sistemas basados en computadoras pueden
ser de ayuda para eliminar la necesidad de cálculos tediosos y comparaciones
repetitivas.
Un sistema automatizado puede ser de gran utilidad si
lo que se necesita es un procesamiento rápido.
Dado que los sistemas de información constituyen una ventaja para
la compañía es frecuente que reciban una consideración primaria antes o durante
el crecimiento y ampliación de la empresa. La incapacidad para mantener el rimo
de procesamiento no necesariamente significa el abandono de los procedimientos
existentes.
En estas situaciones, el analista considera el impacto que tiene
la introducción de procesamiento computarizado, si el sistema existente es
manual o la ampliación de éste. Es poco probable que únicamente el aumento de la
velocidad sea la respuesta.
El tiempo de procesamiento por transacción aumenta si es
considerada la cantidad de actividades comerciales de la empresa junto con su
patrón de crecimiento, la capacidad de almacenamiento del
sistema, la ubicación de las actividades comerciales en relación con las del
centro de procesamiento y otros aspectos de índole similar.
-
Recuperación rápida de información
Las organizaciones almacenan grandes cantidades de datos
relacionados con sus operaciones,
empleados, clientes, proveedores y finanzas.
En este caso dos aspectos son importantes:
-
¿Dónde almacenar los datos?
- ¿Como
recuperarlos cuando se necesite de ellos?
El almacenamiento de datos es mas complejo si los usuarios
recuperan los datos de diversas maneras bajo diferentes circunstancias.
En una empresa que no emplea computadoras las respuestas a todas
estas preguntas pueden encontrarse por medio de registros contenidos
en archivos (uno
por cada pregunta) o por medio de un archivo relevante.
Si se mantienen varios archivos entonces cada uno esta organizado para dar
respuesta a una pregunta especifica.
2. Control
Anteriormente se hablo de la relación que existe entre los
sistemas de información con la administración y
el control de
operaciones.
¿ Como se relaciona la
administración y el control de operaciones con las razones para desarrollar
sistemas de información?
Básicamente en dos formas:
-
Para mejorar la exactitud y la consistencia.
-
Aumentar
las seguridad de los datos mas importantes.
Para demostrar como los sistemas de información pueden alcanzar
este objetivo considérese
como ejemplo la actividad común del procesamiento de facturas.
El procesamiento estándar consiste en acumular un grupo de
facturas antes de ser enviadas para su procesamiento y contabilización, después
los empleados que reciben los pedidos calculan el total de las facturas, así
computan los montos de compras y gastos adicionales,
después de recibidas en la contabilidad se
concilian los errores e inconsistencias, se remiten de nuevo los datos para su
corrección y ajustes en depto. que recibió las facturas y se ajustan saldos.
Si al procedimiento para
calcular el monto de cada factura y
acumular el total por lote se incorpora en un programa para computadora entonces
el tenedor de libros puede
seguir todos los pasos sin omitir alguno, sin necesidad de todos esos
procedimientos engorrosos y por si solo.
Alguna veces el hecho de que los datos puedan ser guardados de
una forma adecuada para su lectura por
medio de una maquina, proporciona una mayor seguridad, que es difícil de
alcanzar en un medio
ambiente en donde no existen computadoras.
Como ejemplo; antes de la automatización se
daba un libro de
formulas a los obreros encargados de fabricar los productos. Dicho libro
contenía los nombres, cantidades y formulas de las materias primas necesarias
para la fabricación de un determinado producto,
la fuga de información hacia la competencia era un riesgo constante
bastante alto.
La administración desarrollo
un programa de computadora en donde se codificaban los nombres, cantidades e inventarios en
existencia de dichas materias primas y se les proporcionaba una clave de acceso
solamente al personal autorizado. Así se elimino casi en su totalidad el riesgo
potencial de una fuga de información hacia la competencia.
3. Comunicación
La falta de comunicación es una fuente común de dificultades,
que afectan tanto a clientes como a empleados. Sin embargo, los sistemas de
información bien desarrollados amplían la comunicación y facilitan la integración de
funciones individuales.
-
Aumento de la comunicación
Muchas empresas aumentan sus vías y canales de comunicación por
medio del desarrollo de redes especiales
para este fin; Dichas vías abarcan todo el país y le permiten acelerar el flujo
de información dentro de sus oficinas y de las instalaciones que no se
encuentran dentro de la misma localidad.
El sistema de tarjetas de crédito que
permite a muchas personas efectuar sus compras de mercancías y servicios, no
existiría sin los sistemas de información. Redes muy grandes de comunicación y
centros de procesamiento regionales verifican el crédito y autorizan las
transacciones en gestión de
segundos.
Una de las características mas importantes de los sistemas de
información para las oficinas son la transmisión electrónica de
información como por ejemplo datos, archivos y documentos.
-
Integración de áreas en la empresa
Con frecuencia las actividades de la empresas abarcan varias
áreas de la organización; el
trabajo realizado en un área se confunde con el que se efectúa en otro
lugar.
Para coordinar mejor las operaciones, la administración
contribuye con la implantación de terminales con sistemas de información
operativos entre los departamentos de producción y
compras de donde se extraen reportes de ambos lados con datos como, los
inventarios disponibles para producción y los requerimientos de las compras de materiales.
4. Costos
Muchas organizaciones ha quedado fuera de la actividad comercial
y otras tantas imposibilitadas para alcanzar el éxito por
el poco control sobre los costos o por el total desconocimiento de estos. Los
sistemas de información juegan un papel muy importante tanto en la vigilancia
como en la reducción de costos de operación.
Llevar a cabo el seguimiento de los costos de mano de obra,
bienes y gastos generales es un tarea esencial para determinar si la compañía
evoluciona en la forma esperada, es decir de acuerdo a lo presupuestado.
Los sistemas manuales para
el seguimiento de costos no son tan eficientes como los automatizados, ni
tampoco ofrecen el mismo número de categorías y minuciosidad en las
comparaciones.
La creciente competitividad del mercado crea la necesidad de
mejores métodos para segur los costos y relacionarlos con la productividad individual
y organizacional. Es probable que este objetivo tenga en el futuro mayor
importancia.
Algunos diseños de sistemas ayudan a disminuir los costos ya que
toman ventaja de las capacidad de calculo automático y de recuperación de datos
que están incluidos en los procedimientos de programas de
computadoras.
En el pasado mucha gente pensó que el desarrollo de aplicaciones
de sistemas de información, en especial de aquellas con un alto grado de
automatización, significaría una necesidad menor de trabajadores. Si bien es
cierto que los sistemas de información cambian la naturaleza del trabajo la
necesidad de gente operaria no ha disminuido; rara vez las personas son
desplazadas, de hecho su trabajo se vuelve mas interesante al automatizar todas
las tareas tediosas.
5. Competitividad
los sistemas de información computacionales son un arma
estratégica que puede cambiar la forma en que la compañía compite en el mercado.
Como consecuencia de lo anterior, estos sistemas mejoran la organización y le
ayudan a ganar ventajas competitivas. En contraste si los competidores de la
compañía tiene capacidades mas avanzadas para el procesamiento de información,
entonces los sistemas de información pueden convertirse en una desventaja
competitiva.
Por lo tanto, las capacidades de los sistemas de información son
una consideración importante al formular la estrategia de
la organización.
Una organización puede ganar ventajas competitivas a través de
sus sistemas de información por medio de 4 formas diferentes, donde cada una
considera las entidades con las que la compañía trata como parte de sus
actividades comerciales, estas son:
-
Clientes.
- Competidores.
- Proveedores.
- Productos
y servicios.
Circulo de la
competitividad
Dado que los clientes son los mas importante para una
organización los directivos buscan formas diversas para allegarse a nuevos
clientes y al mismo tiempo, retener los que tienen.
¿ Como es que pueden los sistemas de información de la compañía
ofrecer en este caso un ventaja competitiva o un beneficio significativo sobre
sus competidores ?
A continuación se mencionan tres formas que utilizan las
compañías para allegarse a clientes y retenerlos:
-
Ofreciendo mejores precios.
- Proporcionando servicios exclusivos.
- Presentando productos diferentes.
-
Dejar fuera a los competidores
Dar el salto sobre los competidores puede ser riesgoso si ellos
encuentran la forma de duplicar los logros de la compañía. Los descuentos como
ejemplo no brindan beneficios estratégicos a largo plazo, sin embargo los
sistemas de información pueden ser la base para dejar fuera del mercado a la
competencia, ya sea al disuadir sus intentos por ingresar al mercado o
creándoles obstáculos para su entrada.
-
Mejores acuerdos con los proveedores
En los negocios los
proveedores también tiene importancia estratégica. Una manera de utilizar los
sistemas de información para favorecer arreglos con los proveedores es
recibiendo un mejor precio, pronosticando inventarios con un sistema de
abastecimiento anual generado a través de reportes de consumo estadístico
de nuestros pedidos a nuestro proveedores o pedidos On-line.
-
Formar bases para nuevos productos
los sistemas de información también forman la base para la
creación, promoción y
distribución de nuevos productos y servicios.
Los grandes bancos,
por ejemplo, comienzan a reconocer el valor de
la información demográfica que tiene con respecto a sus deudores y ahorrantes.
Al utilizar las computadoras para analizar datos sobre tendencias
económicas, desarrollos habitacionales y otras noticias de
índole financiera –todo esto sin violar, por ningún motivo el derecho a la
información confidencial-los bancos pueden obtener valiosa información con sus investigaciones de
mercado.
Metodologías para la planeación de
sistemas de información.
Los métodos formales de planificación se
desarrollan para brindar apoyo a los gerentes y ejecutivos en el proceso de
desarrollo de sistemas de información que ayuden a alcanzar las metas de la
organización.
La finalidad de estos métodos es describir directrices a nivel
organizacional para los sistemas de información de la empresa. Lo anterior
incluye la identificación de elementos clave de que dependen tanto las
aplicaciones como su desarrollo. Asimismo, también se incluye la descripción de
las relaciones entre estos elementos y, posiblemente la documentación de
las necesidades actuales de información o el bosquejo de planes futuros de la
empresa.
Las tres metodologías mas utilizadas para la planeación de
sistemas de información son:
-
Método de planeación de sistemas empresariales
(BSP) de IBM.
-
Método de
planeación estratégica de arquitectura de
computadoras de Nolan, Norton & Co.
-
Método de
los factores críticos del éxito.
-
El Método de
planeación de sistemas empresariales (BSP) de IBM es uno de los mas
utilizados y se concentra en la en la identificación de los necesarios para
poner en marcha una organización.
-
El Método
de planeación estratégica de arquitectura de computadoras de Nolan, Norton &
Co. enlaza la capacidad actual de la organización con sus necesidades
actuales.
-
El Método
de los factores críticos del éxito , busca identificar las áreas que son
claves para supervivencia de la organización y asegurar la incorporación a
los sistemas de información.
Fuentes de solicitudes de
proyectos de sistemas de información.
Existen cuatro fuentes principales
de solicitudes de proyectos, estos solicitantes pueden ser:
-
Jefes de departamento.
- Altos
ejecutivos.
- Analistas
de sistemas.
- Grupos
externos.
|
SOLICITANTE |
DESCRIPCIÓN |
|
Jefes de
departamento |
Es frecuente que
las personas relacionadas con las actividades cotidianas de la empresa,
ya sean empleados, o gerentes busquen ayuda dentro de sus propios
departamentos. |
|
Altos ejecutivos |
Es usual que los
altos ejecutivos, tales como presidentes, vice-presidentes o directores
de consejo tengan información que no este a la disponibilidad de los
gerentes. Esta información aunada con las grandes que estos ejecutivos
tienen influencia sobre la solicitud de un sistema de información (ellos
dirigen a toda la organización mas que a varios departamentos). |
|
Analistas de
sistemas |
En ocasiones el
analista de sistemas busca áreas donde debe de desarrollarse proyectos o
anima a un gerente para
que este permita la elaboración de un sistema de información en su
nombre. |
|
Grupos Externos |
Los acontecimientos
externos a la organización también conducen a la formulación de
proyectos. |
CUADRO MATRIZ DE
ANALOGÍAS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS TIPOS DE SISTEMAS
|
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN |
|
TRANSACCIONALES |
DE APOYO A LAS DECISIONES |
ESTRATÉGICOS |
|
Ahorro
significativo de la mano de obra. |
No suelen Ahorrar
mano de obra. |
Su función es
lograr ventajas que los competidores no posean. |
|
Son recolectores de
información. |
Su información
sirve de apoyo a mandos intermedios en decisiones repetitivas y no
estructuradas. |
Su función no es ni
transaccional ni de apoyo a las decisiones, sin embargo puede realizar
ambas tareas. |
|
Normalmente son en
primer sistema implantado en la empresa |
Se implantan
después de los sistemas transaccionales. |
Su forma de
desarrollo es en base a incrementos. |
|
Son intensivos en
la entrada y salida de información. |
Suelen ser
intensivos en cálculos, pero no en la entrada y salida de información. |
Apoyan el proceso
de innovación de
los productos. |
|
Su costo es
fácilmente justificable. |
Su justificación
económica es difícil. |
Son de costos
elevados. |
|
Adaptables a
paquetes de aplicación del mercado. |
Suelen ser
interactivos y con altos estándares protocolarios. |
Suelen
desarrollarse In House por lo que no son adaptables a paquetes del
mercado. |
Conclusiones y
Recomendaciones
Aunque a menudo las solicitudes de proyectos se formulan por mas
de una razón de las aquí presentadas indica áreas donde las propuestas son mas
justificables.
El deseo de aparentar un aumento de la productividad o el logro
de mayores avances al tener un sistema automatizado no es una justificación
adecuada para invertir en un sistema de información basado en computadoras. Las
bases de cualquier solicitud de proyecto de sistema
de información deben de ser las mejoras-como las ya mencionadas-en la
operaciones y transacciones.
La forma de cómo se adaptan los sistemas de información en una
organización depende de la naturaleza comercial de esta y de las razones que
tenga para su éxito. Si los clientes son lo mas importante, es posible que los
analistas de sistemas orienten la mayor parte de su trabajo hacia aplicaciones
que mejoren el servicio y
los productos que se les proporcionen a ellos.
Si el control de costos el
principal indicador de éxito de la compañía, entonces la mayor parte de la
aplicaciones estarán dirigidas hacia la identificación y preservación de las
ventajas de costos. Si el lanzamiento de nuevos productos, es la llave del
éxito, entonces los sistemas de información deben de ayudarnos a identificar y
crear tales productos.
Es casi imposible que los sistemas de información resulten
eficaces si son desarrollados de forma independiente de los objetivos, valores y
metas de la organización, para lo cual fueron diseñados.
"Las solicitudes de proyectos de información, siempre se deben
de preparar y evaluarse de acuerdo a este principio."
