La introducción de los datos directamente sobre las tablas
es bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin
desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros
están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden
introducir datos que no correspondan a ese registro.
Los formularios permiten la introducción de datos en las
tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los
datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a
través de los formularios.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos
los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros
juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente
personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un formulario
basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una
tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.
Las tablas almacenan la información, los formularios se
encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los
formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las
tablas se actualizan.
Crear formularios
Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña de la
ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecerá
la siguiente ventana:
En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para
crear un formulario. Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con
asistentes o con los auto formularios.
· Vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear
un formulario totalmente personalizado.
· Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario
con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear
formularios de formatos muy distintos.
· Autoformulario: columnas: Access crea un formulario en columnas con
todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente
con los campos ordenados en una columna.
· Autoformulario: tabular: crea automáticamente un formulario con
todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y
columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se
hayan introducido.
· Autoformulario: hoja de datos: esta opción crea automáticamente un
formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el
que tienen las tablas para introducir datos.
· Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico,
muestra los datos en formato gráfico.
· Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access
con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla
interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el
formato y los métodos de cálculo que se elijan.
sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes
tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic
sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que
seleccionar Vista Diseño ó Asistente para formularios, o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario
con ella.
Autoformulario: columnas
Al seleccionar la opción Autoformulario:
columnas Access
automáticamente generará un formulario en columnas y lo abrirá en Vista Formulario:
Vistas de Formulario
En Formulario hay tres vistas distintas, además de la
presentación preliminar.
Vista diseño
Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se
varía el diseño del formulario. La ventana se compone de un menú y tres
barras de herramientas:
La primera barra de herramientas se refiere al diseño de
formularios. Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma
independiente tal como aparece en el gráfico de debajo:
El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el
cuadro de herramientas. Y el botón autoformulario para crear un
autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que componen la
barra ya se han visto.
La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del
formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de
textos.
Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto
seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los
objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se
seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de formato que
se quiera. Seleccionando a través de este menú los objetos sólo se pueden
seleccionar de uno en uno.
Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se
despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden
aplicar a todos los objetos de un formulario.
Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a
una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño.
Color del borde o de la línea: pulsando sobre
este botón se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir
cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté seleccionado.
Ancho del borde de la línea: hay seis
grosores diferentes además del que viene por defecto.
Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar
al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y
cincelado.
En el cuadro de herramientas se encuentran todos los
elementos que componen el formulario, se explicarán en el apartado "6.3. los
controles":
cuadro de herramietnas
Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La
barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de datos, ya que en
ambas vistas se pueden introducir registros:
Los elementos de la barra de herramientas son todos
conocidos.
Vista Hoja de datos
En esta vista se introducen datos como si se tratara de una
hoja de cálculo. Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las
tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el
formulario puede haber campos de diferentes tablas.
El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las
etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los
diferentes campos se alinean en distintas posiciones.
Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia
a Vista Diseño, el aspecto
del formulario será este:
Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en
general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento,
como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos.
Los elementos que componen un formulario se llaman
controles.
Los controles
Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los
controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones
o decoran el formulario. Los controles también son elementos del informe.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o
calculados.
· Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o
consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y
actualizar valores de los campos de la base de datos.
· Control independiente: no tiene un origen en una tabla o
consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar
información, líneas, rectángulos e imágenes, independientemente de que estos
existan en la tabla.
· Control calculado: el origen de los datos es una expresión,
no un campo. Una expresión es una combinación de operadores ("=";"+",
"-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que
devuelven un solo valor y valores constantes.
La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o
consulta del formulario o datos de otro control del formulario.
A los controles se tiene acceso a través del cuadro de
herramientas de la Vista diseño. Estos son los diferentes tipos de
controles:
