La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizada  utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

 

Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.

 

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

 

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.

 

Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa con el fin de comprender el estado actual del sistema para luego poder evaluar que cambios o mejorar poder producir.

 

¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?

 

La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En nuestro país la Ley 25.326 tiene por objeto la protección integral de los datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros medios técnicos de tratamiento de datos, sean éstos públicos, o privados destinados a dar informes, para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas.

 

La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables y debe ser una prioridad para el profesional de sistemas que va a manipularlos para el desarrollo de una aplicación y su posterior custodia.

 

¿Cuáles son nuestras preocupaciones potenciales?

 

Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente para obtener información estadística sobre algún tema. No deben ser diseñadas para producir resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o para actividades similares.

 

Cualquier persona a quien se le solicite que responda a una encuesta de opinión o que se preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas.

 

Otra violación importante de la integridad ocurre cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para crear una lista de direcciones para mercadear productos.

 

Cuestionario

 

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

 

Recabación de datos mediante cuestionarios

 

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.

 

Selección de formas para cuestionarios

 

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.

 

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

 

Cuestionario Abierto

 

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.

 

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

 

Cuestionario Cerrado

 

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

 

La OBSERVACIÓN

 

Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.

 

"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.

 

Tipos de Observación

 

El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.

 

Preparación para la observación

 

1. Determinar y definir aquella que va a observarse.

2. Estimular el tiempo necesario de observación.

3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.

4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

Conducción de la observación

 

1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.

2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.

3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.

4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.

5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

Secuela de la observación

 

1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.

2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

Diagrama de Flujo

 

Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.

 

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?

 

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

Algunos aplicaciones comunes son:

 

Definición de Proyectos:

 

• Identificar oportunidades de cambios en el proceso.

• Desarrollar estimados de costos de mala calidad.

• Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.

• Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.

• Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futura al cambio.

 

Identificación de las causas principales:

 

• Desarrollar planes para reunir datos.

• Generar teorías sobre las causas principales.

• Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.

• Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.

 

Diseño de soluciones

 

• Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

• Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuesto.

 

Aplicaciones de soluciones:

 

• Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.

• Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.

 

Control (retener las Ganancias):

 

• Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.

• Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.

• Entrenar a nuevos empleados.

 

¿Cómo se Utiliza?

 

La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;

1. PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.

2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.

3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.

4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.

5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:

• ¿Quién recibe el input?

• ¿Qué es lo primero que se hace con el input?

1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:

• ¿Qué produce este paso?

• ¿Quién recibe este resultado?

• ¿Qué pasa después?

• ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?

 

1. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.

2. REVISIÓN: Preguntar:

• ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?

• ¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?

• ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?

1. DETERMINAR OPORTUNIDADES

Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.

 

Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:

 

 Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" 

 

Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.

 

Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:

 

El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.

El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso

 

Consejos para la construcción / Interpretación:

 

Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.

 

Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.

 

Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.

 

Relación con otras herramientas:

 

Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:

 

• Mapa de Relaciones

• Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)

Diccionario de datos

 

Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de datos.

 

Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.

 

Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.

 

El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño del sistema.

 

En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe.

 

Descripción de los Datos en el Diccionario

 

Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.

 

Nombre de los Datos

 

Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.

 

Descripción de los Datos

 

Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.

 

Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector

 

Alias

 

Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.

 

Longitud de campo

 

Cuando las característica del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.

 

Valores de los datos

 

En algunos proceso solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.

 

Registro de las descripciones de datos

 

Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

 

CONCLUSIÓN

 

La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.

 

El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.

 

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones hasta el empleado de menor rango que sea parte del sistema y lo utilice en forma directa o indirecta, utilizando procedimientos que pueden variar desde muy formales hasta los casuales.

 

El cuestionario, es otra de las herramientas que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.

 

La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica. El analista puede verificar si los datos recabados en las encuestas y con los cuestionarios son veraces y concuerdan con la lógica funcional del negocio. También puede agregar en base a lo observado anotaciones de interés para el programador, para el usuario final o como ayuda memoria para el propio analista con el fin de que a la hora de realizar la documentación y luego los manuales de usuario y del sistema sean tenidos en cuenta las mencionados datos de relevancia encontrados.

 

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa. También sirve para documentar lógicas de procesos o funcionales que luego serán automatizadas con software o procedimientos estandarizados.

 

El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.