La entrevista
es una conversación dirigida, con un propósito especifico y que
usa un formato de preguntas y
respuestas.
Se establece
así un diálogo, pero un diálogo peculiar, asimétrico, donde una
de las partes busca recoger
informaciones y la otra se nos presenta como fuente de estas informaciones.
Las entrevistas se utilizan para recabar información en
forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden
pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales
del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista
puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas
prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin
embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y
productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un
canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener
información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como
concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por
otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para
establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es
fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista
-
Determinar la posición que ocupa de la
organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas,
actividades, etc. (Investigación).
-
Preparar las
preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
-
Fijar un
límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
-
Elegir un
lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad
(Sicología).
-
Hacer la cita
con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
-
Explicar con toda amplitud el propósito y
alcance del estudio (Honestidad).
-
Explicar
la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al
entrevistado. (Imparcialidad).
-
Hacer
preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
-
Evitar las
preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad
y actitudes similares (habilidad).
-
Evitar el
cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
-
Ser cortés y
comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
-
Conservar
el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al
margen de la cuestión.
-
Escuchar
atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas
(Comunicación).
Secuela de la Entrevista
-
Escribir los resultados (Documentación).
-
Entregar una
copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o
adiciones. (Profesionalismo).
-
Archivar los
resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores
(Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las
características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus
conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están
disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la
información importantes. La información cualitativa está relacionada con
opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas,
mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o
cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información
cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de
datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como
se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para
conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir
rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial
para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar
una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen
cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de
la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar
una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta
libres.
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de
respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para
respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con
las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de
respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en
un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para
entrevistas y analizar respuesta.
La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque
no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas.
Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la
entrevista estructuradas. El mayor costo radica
en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas
para pregunta cerradas.
Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada
Selección de Entrevistados
Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este
método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación;
incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los
otros métodos de recabación de datos.
La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa
de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el
estudio los analistas que la estudian la administración d e inventarios pueden
entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal
de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas
personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los
gerentes más importante.
Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en
la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende
del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una
entrevista específica como de las preguntas por realizar a
una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar
una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier
oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación
enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de
alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de
gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí
para resolver su problema".
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las
siguientes preguntas:
-
¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
-
¿Por qué me lo
está diciendo a mí ?
-
¿Qué está
olvidando?
-
¿Qué espera
está persona que haga yo?
